Duidelijk over
jouw gegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

InnovateWeb is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken.

• Handelsnaam: InnovateWeb
• Adres: Kapellaan 38
  1851PE Schagen
• KvK-nummer: 98909622
• E-mail: contact@innovateweb.nl
• Telefoon/WhatsApp: +31 6 44 63 57 66

Wanneer wij uitsluitend persoonsgegevens verwerken in opdracht van een hosting- of softwareklant, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Waar nodig sluiten wij daarvoor een verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact en de afgenomen diensten kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

• contact- en bedrijfsgegevens, zoals naam, functie, organisatie, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer;
• aanvraag- en projectgegevens, waaronder wensen, aangeleverde inhoud, feedback, revisies, bestanden en communicatie;
• account- en contractgegevens, zoals gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, uitnodigingen, overeenkomsten, goedkeuringen en handtekeningen;
• financiële gegevens, waaronder facturen, betaalstatussen, transactiereferenties en Mollie-klant- en machtigingskenmerken;
• hosting- en supportgegevens, zoals domein-, DNS-, SSL-, database-, back-up-, publicatie- en ticketgegevens;
• technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip, browser, apparaatcategorie, sessie- en beveiligingslogs;
• website-analytics, zoals bezochte pagina, verkeersbron, campagne, globale apparaatcategorie en interacties met onderdelen van de website.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Deel deze daarom niet via formulieren, tickets of vrije tekstvelden tenzij dit noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Aanvragen en offertes: om je verzoek te beoordelen, contact op te nemen en voorafgaande stappen voor een overeenkomst uit te voeren.
• Uitvoering van overeenkomsten: voor ontwerp, ontwikkeling, oplevering, hosting, onderhoud, support, facturatie en klantportaal.
• Wettelijke verplichtingen: voor onder meer de fiscale administratie en het afhandelen van bevoegde verzoeken.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing, zakelijke relatiebeheer, kwaliteitsverbetering, beperkte first-party analytics en het vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen.
• Toestemming: wanneer toestemming wettelijk nodig is, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing of privacygevoelige tracking. Je kunt toestemming altijd intrekken.

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang wegen wij ons belang af tegen jouw privacybelang en beperken wij de verwerking tot wat redelijkerwijs nodig is.

4. Aanvragen en zakelijk contact

Bij websiteadvies of een maatwerkaanvraag verwerken wij de gekozen situatie, je huidige website, projectomschrijving, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele campagnegegevens. Deze gegevens gebruiken wij om de aanvraag te behandelen en op te volgen.

Voor zakelijke acquisitie kunnen wij beperkte contactgegevens gebruiken die je zelf verstrekt, die door je organisatie zijn verstrekt of die uit openbare zakelijke bronnen komen. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken; daarna gebruiken wij je gegevens niet meer voor dit doel.

5. Klantportaal, overeenkomsten en betalingen

In het klantportaal verwerken wij gegevens die nodig zijn voor accounts, projecten, feedback, overeenkomsten, facturen, betalingen, abonnementen, hosting en support. Wachtwoorden worden uitsluitend als veilige hash opgeslagen.

Betalingen lopen via Mollie. Mollie verwerkt de betaalgegevens die nodig zijn om iDEAL-betalingen en, na een geldige machtiging, SEPA-incasso's uit te voeren. Wij ontvangen en bewaren hoofdzakelijk de betaalstatus en technische referenties, niet je volledige betaalkaart- of internetbankiergegevens.

6. Website-analytics en lokale opslag

Op innovateweb.nl gebruiken wij beperkte first-party analytics om de kwaliteit en effectiviteit van de website te meten. De browser bewaart tijdens het bezoek een willekeurige sessiecode en campagnegegevens in sessionStorage. Deze gegevens verdwijnen wanneer de browsersessie wordt gesloten.

Wij registreren voor analytics geen ruw IP-adres. We bewaren alleen het pad zonder zoekparameters, een beperkte verkeersbron, campagnegegevens, apparaatcategorie, browsercategorie en relevante interacties. Wij combineren dit niet met advertentieprofielen en volgen je niet over andere websites.

Voor het klantportaal worden functionele sessie- en beveiligingscookies gebruikt. Deze zijn noodzakelijk voor inloggen en beveiligde dienstverlening. Er worden geen advertentie- of trackingcookies van derden gebruikt.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen voor zover noodzakelijk met:

• hosting-, infrastructuur-, back-up- en e-mailleveranciers;
• Mollie en betrokken banken voor betalingen en incasso's;
• professionele adviseurs, boekhouder of verzekeraar wanneer dat noodzakelijk is;
• onderaannemers die aantoonbaar nodig zijn voor een opdracht en aan passende geheimhouding en beveiliging zijn gebonden;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij kiezen waar redelijk mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Informatie over de toepasselijke waarborgen is op verzoek beschikbaar.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. In beginsel gelden de volgende termijnen:

• aanvragen die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• beperkte website-analytics: maximaal 14 maanden;
• ruwe webserver- en beveiligingslogs: maximaal 14 dagen, tenzij een concreet beveiligingsincident langer onderzoek vereist;
• klantaccounts, projecten, overeenkomsten, support en communicatie: gedurende de relatie en in beginsel maximaal 5 jaar daarna;
• facturen, betaalgegevens en overige fiscale administratie: 7 jaar na afloop van het betreffende boekjaar;
• back-ups: volgens de overeengekomen back-upcyclus, met een maximale reguliere bewaartermijn van 6 maanden.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wet, lopend geschil of beveiligingsonderzoek dit noodzakelijk maakt. Verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk in versleutelde back-ups staan en verdwijnen bij het verlopen van die back-up.

10. Beveiliging

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, afgeschermde accounts, sterke wachtwoordopslag, toegangsbeperking, logging, back-ups, monitoring en gescheiden hostingomgevingen. Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Bij een relevant datalek handelen wij volgens de AVG en informeren wij betrokkenen wanneer dat wettelijk vereist is.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover de AVG dit in jouw situatie toekent, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Bij verwerking op basis van toestemming mag je die toestemming intrekken.

Stuur je verzoek naar contact@innovateweb.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. In beginsel reageren wij binnen een maand.

12. Verplichte gegevens en geautomatiseerde besluiten

In formulieren staat welke gegevens nodig zijn. Zonder noodzakelijke contact-, contract- of betaalgegevens kunnen wij een aanvraag of dienst mogelijk niet uitvoeren. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

13. Klachten

Heb je een klacht over onze verwerking, neem dan eerst contact op via contact@innovateweb.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of wetgeving verandert. De actuele versie en ingangsdatum staan altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen die bestaande klanten direct raken, informeren wij hen via e-mail of het klantportaal.